Чтобы получить медаль участника СВО, военнослужащий должен быть представлен к ней за конкретные заслуги. Инициатором всегда выступает командир подразделения: он составляет рапорт с детальным описанием подвига или достижений в ходе боевых действий. После согласования в штабе части документы направляются в Министерство обороны РФ. Затем издается указ Президента (для госнаград) или приказ Министра обороны (для ведомственных).
Если бойца ранили, награду могут вручить прямо в госпитале. В случае, когда приказ вышел уже после завершения
службы по контракту, награждение проходит в военкомате по месту жительства. Сведения о том, что военнослужащему положена награда, фиксируются в электронном реестре, что ускоряет назначение выплат.